Catalogiseren basis
Welkom bij onze handleiding over catalogiseren in het NEXT-systeem. Hier ontdek je stap voor stap hoe je een nieuwe titel kunt catalogiseren, inclusief het zoeken naar bestaande titelbeschrijvingen, het handmatig toevoegen van nieuwe titelbeschrijvingen en het gebruik van Z39.50/SRU voor import. Leer hoe je titelrecords bewerkt en titelbeschrijvingen importeert met controle- en aanpassingsstappen.
Inhoudsopgave:
1. Bestaande titelbeschrijving opzoeken in catalogus en voorraad
Klik op “Catalogiseren” om een nieuwe titel toe te voegen aan KOHA.
Er zijn nu 3 opties:
Zoek in catalogus en voorraad
Nieuw record
Nieuw via Z39.50/SRU
Begin hier met zoeken om te controleren of een titel al in het eigen bibliotheek systeem staat.
Het is mogelijk om op diverse velden van een titelbeschrijving te zoeken.
Vul de zoekterm in en klik op “de pijl” of toets ENTER
In het voorbeeld is er gezocht op de titel: Ik fiets door
In dit voorbeeld komt de titel 1 keer voor in “Records gevonden in catalogus” (eigen bezit) en 1 keer in “Records found in the reservoir” (niet perse in eigen bezit). (Afhankelijk van hoe er gezocht wordt, kan er een andere uitkomst komen.)
Het reservoir is een plek waar alle geïmporteerde titels in komen te staan, deze kunnen geïmporteerd worden in de catalogus (eigen bezit) of tot dat deze worden opgeschoond. (Dit heeft geen invloed op het bibliotheek systeem.)
Kies de gewenste titel.
Klik op “Acties” om exemplaren toe te voegen of om het titel record te bewerken.
Zie hiervoor de handleiding: Handleiding Exemplaar toevoegen
Als er op de titel geklikt wordt, dan wordt het titelrecord getoond met daaronder de exemplaren en gegevens van de exemplaren.
Via “Bewerken” is het mogelijk het exemplaar te bewerken.
2. Titelbeschrijving handmatige aanmaken via de knop “Nieuw record”
De meeste Nederlandse bibliotheken gebruiken de GGC/NBC voor het aanmaken van de titelbeschrijvingen, zoals in het volgende hoofdstuk beschreven wordt.
Mocht de titelbeschrijving in Koha nog niet bestaan dan is het mogelijk om zelf handmatig een titelbeschrijving aan te maken. Deze zal dan niet beschikbaar zijn voor andere bibliotheken waarvoor het GGC/NBC eigenlijk bedoeld is.
Voor het handmatig aanmaken van een nieuwe titelbeschrijving is een aparte handleiding beschikbaar.
3. Titelbeschrijving ophalen via de knop “Nieuw via Z39.50/SRU”
In bovenstaand zoekscherm kan men op verschillende velden zoeken. Het vinkje moet staan aangevinkt anders wordt er nergens gezocht. Nu wordt er in het landelijke bibliotheeksysteem GGC gezocht.
Het is mogelijk om op alle velden los van elkaar te zoeken, of meerdere velden in te vullen dan op “Zoeken” te klikken. Gebruik het * (sterretje) om te zoeken met wildcards. De meest gebruikelijke zoekvelden zijn:
ISBN
Titel
Auteur
PPN (is Controlenr. in het formulier)
Is de zoekopdracht niet naar wens, klik dan
In het voorbeeld is er gezocht op ISBN 9789462660373
Er komen nu 2 opties naar voren.
In het voorbeeld is de bovenste optie gekozen. Er is geklikt op het “pijltje” naast “MARC” of “Kaart”. Er verschijnen nu 3 opties:
Marc Preview: Hier is te zien hoe de titel er uitziet als MARC bestand:
Preview beschrijving: Dit is uitwerking van het MARC bestand:
Importeren: Via deze optie wordt de aangeklikte titel in het bibliotheeksysteem geïmporteerd
De betreffende MARC velden zijn nu gevuld.
Controleer of de velden juist zijn gevuld. Indien niet, vul de juiste gegevens in.
De betekenis van de velden zijn hier terug te vinden.
Klik op “Opslaan” om de titel daadwerkelijk aan het bibliotheek systeem toe te voegen.
Klik op “Annuleren” om de titel niet toe te voegen aan het bibliotheek systeem.
Indien er “Opslaan” is geklikt, kan het zijn dat er een foutmelding in beeld komt. Klik op de knop "Go to field” en selecteer het juiste Koha item type;
Klik na het aanpassen op “Opslaan”
De titel is nu toegevoegd aan het bibliotheeksysteem als zijnde “Records gevonden in de catalogus ”en als zijnde “Records found in the reservoir”.
Het reservoir is een plek waar alle geïmporteerde titels in komen te staan tot deze worden opgeschoond. Dit heeft geen invloed op het bibliotheek systeem.
De catalogus is de eigen catalogus die de klant en de medewerker kan zien.
Direct na het toevoegen van een titel verschijnt scherm toevoegen van een exemplaar aan de titel.
Zie hiervoor de handleiding: Handleiding Exemplaar toevoegen