Deze handleiding is bedoeld voor de functioneel- of applicatie beheerder. Het is niet de bedoeling dat elke medewerker zelf drukwerk aan gaat passen. Indien er wijzigingen moeten worden doorgevoerd moet de medewerker dit aan de beheerder vragen om aan te passen.

Drukwerk aanpassen of bekijken

Via Hulpmiddelen, Berichten en bonnen is het drukwerk aan te passen of te bekijken.

Open

Open

Het volgende scherm opent:

·         Kies een bibliotheek:

a.    Dit staat standaard op “Alle bibliotheken”, indien er een bibliotheek gekozen waar nog geen drukwerk voor is, dan is het scherm verder leeg

b.    Het drukwerk is per bibliotheek in te stellen en meestal al voor gedefinieerd

·         Zoek: Hier kan een zoekterm worden opgegeven om te zoeken naar in de code of naam van het drukwerk

Wis filter: de zoekterm wordt gewist en al het drukwerk wordt weer getoond

·         Kolommen: Hier kunnen kolommen uitgezet worden die niet gebruikt worden, dit is eenmalig voor dit scherm, het wordt niet onthouden

·         Configureren: Hier kunnen kolommen uitgezet worden die niet gebruikt worden, deze worden wel onthouden.

·         Exporteren: De tekst van het getoonde scherm kan geëxporteerd worden als Excel, CSV, kopie of naar de printer gestuurd worden

·         Kopiëren: Kopieer het drukwerk naar een andere bibliotheek

·         Verwijder: Hiermee wordt het geselecteerde drukwerk verwijderd

·         Bewerken: opent het scherm “Aanpassen of bekijken drukwerk”

Aanpassen of bekijken drukwerk

1. Koha module: Kies een module uit het uitklapmenu

2. Code: Zelf in te vullen, maximaal 20 karakters

3. Naam: Vul hier de omschrijving van het drukwerk in (verplicht veld)

4. Taal: Hier is het mogelijk de berichten in verschillende talen op te nemen. Standaard en Nederlands zullen normaal gesproken hetzelfde zijn.

5. Email / Print / SMS: Zodra hierop geklikt wordt, opent zich een uitklapmenu:

a.    Het is verplicht om voor elk drukwerk een email template te hebben

b.    Is het drukwerk ook bedoelt om geprint te worden, vul dan ook het print template in

c.     Laatst bijgewerkt: De datum waarop het drukwerk voor het laatst is bijgewerkt

d.    HTML bericht: Als het de bedoeling is om in HTML een drukwerk template aan te maken, vink dan deze optie aan. Indien niet aangevinkt, wordt het bericht in platte tekst gegenereerd.

e.    Onderwerp bericht: Dit is het onderwerp van de email

f.      Inhoud bericht: Hier staan alle mogelijke velden die opgenomen kunnen worden in het bericht. Klik op een bepaald veld en klik op “Invoegen” om het veld toe te voegen aan het bericht zelf.

Aan de rechterkant van het scherm is het bericht te zien. Dit bevat vrije tekst, maar ook diverse velden.

Voor een aantal drukwerken is het mogelijk een preview te zien. Dit wordt dan aangegeven in een veld “Gegevens voor voorvertoning”.

                                          i.    Bijvoorbeeld bij “HOLD_SLIP”

a.    Vul eerst geldige waarden in bij ‘Gegevens voor voorvertoning’ en klik dan op

onder het bericht

b.    Zodra er dynamische velden in het bericht staan moeten deze hiervoor wel ingevuld staan in het veld “Gegevens voor voorvertoning”, vaak betreffen dit de interne recordnummers.

6. Het is mogelijk om verschillende tekst voor een Email, Print of SMS in te stellen per drukwerk

Klik op “Opslaan” om het drukwerk op te slaan, of op “Annuleren” om de wijzigingen ongedaan te maken en het drukwerk niet op te slaan.

Te laat berichten instellen

Hier is in te stellen hoeveel dagen na de vervaldatum van een uitlening een bericht naar de lener wordt gestuurd. (De berichten zijn onder “Berichten en bonnen” ingesteld)

1. Kies een bibliotheek: Kies een bibliotheek uit de lijst, gebruik anders ‘Standaard’ dan is het voor alle bibliotheek vestigingen

2. Het is mogelijk om een eerste, tweede of derde herinnering in te stellen

a.    Per herinnering is het mogelijk om een ander bericht te versturen

3. Wachttijd: Het aantal dagen na de vervaldatum van het object waarna er een te laat bericht wordt verstuurd naar de lener (dit is in te stellen per lenerscategorie)

4. Brief: Kies een berichttype dat verstuurd moet worden

5. Blokkeren: Vink dit aan als de leners die dit bericht krijgen geblokkeerd moeten worden

6. E-mail: Vink dit aan als er een e-mail met het betreffende bericht verstuurd moet worden. Als zowel print als email aan staan zal er alleen een email verstuurd worden. Als de klant geen emailadres heeft ingevuld maar het vinkje email wel aan staat wordt er een print aangemaakt.

7. Print: Vink dit aan als er een bericht moet worden geprint en eventueel verstuurd moet worden.

Stel op de manier als hierboven beschreven ook de Tweede en Derde herinnering in: