Deze handleiding geeft instructies voor het bulksgewijs aanpassen of afschrijven van exemplaren in het NEXT-systeem. Het behandelt de stappen en opties voor het aanpassen van meerdere exemplaren, evenals het correct afschrijven van exemplaren uit de bibliotheekcollectie.

Inhoudsopgave:

1. Bulk wijzigen exemplaren via het hoofdmenu

Klik op “Catalogiseren” in het hoofdmenu.

Open

Klik onder “Batch bewering” op “Meerdere exemplaren wijzigen”:

Open

Het volgende scherm opent:

1. Kies een opgeslagen bestand dat de te bewerken exemplaren bevat, of scan de exemplaren handmatig.

   1. Afhankelijk wat er is ingevuld bij de exemplaren, kiest men voor “Barcodebestand of “Exemplaarnummer bestand”.

   2. Gebruik een CSV bestand (1 nummer per regel).

2. Vul velden met standaardwaarden vanuit standaardframework:

   1. Vink dit aan wanneer in de te wijzigen exemplaren al velden gevuld moeten worden met de standaardwaarden.

3. Klik op “Doorgaan” om de exemplaren te gaan wijzigen, of klik op “Annuleren” om dit niet te doen.

Het wijzigen van exemplaren kan ook met uitgeleende exemplaren.

Het volgende scherm verschijnt:

Let op! Wordt het vinkje achter het betreffende veld aangevinkt, dan wordt de waarde van dat veld voor alle geselecteerde exemplaren verwijderd.

Als test wordt dit exemplaar gewijzigd (00009):

Met de volgende wijzigingen:

Zodra er op “Opslaan” is geklikt, opent zich een nieuw scherm:

Men kan nu de “details bekijken van de klaarstaande job” of een “nieuwe batch item job starten”.

Er is geklikt op “Bekijk detail van de klaarstaande job”. Deze is inmiddels gereed:

Zoals te zien is als het exemplaar weer wordt opgezocht zijn de wijzigingen doorgekomen:

De “status” is gewijzigd van “Beschikbaar” naar “Not for loan (vermist) beschikbaar” en de “openbare opmerking” is verwijderd.

2. Bulk verwijderen exemplaren via het hoofdmenu

Klik op “Catalogiseren” in het hoofdmenu.

Klik onder “Batch editing” op “Meerdere exemplaren verwijderen”:

Het volgende scherm opent:

1. Kies een opgeslagen bestand, of scan de exemplaren handmatig.

   1. Afhankelijk wat er is ingevuld bij de exemplaren, kiest men voor “Barcodebestand of “Exemplaarnummer bestand”.

   2. Gebruik een CSV bestand (1 nummer per regel).

2. Vul velden met standaardwaarden vanuit standaardframework:

   1. Vink dit aan wanneer in de te wijzigen exemplaren al velden gevuld moeten worden met de standaardwaarden.

3. Klik op “Doorgaan” om de exemplaren te gaan verwijderen, of klik op “Annuleren” om dit alsnog niet te doen.

Het verwijderen van exemplaren kan niet met uitgeleende exemplaren.

Als test worden deze exemplaren verwijderd:

Zoals te zien is in het voorbeeld, is er maar één exemplaar geselecteerd, namelijk het exemplaar met de barcode 00015. Her andere exemplaar (00016) is uitgeleend en kan daarom niet worden verwijderd.

Het is nu ook mogelijk om het complete “(titel)record te verwijderen als er geen exemplaren overblijven”. Vink hiervoor het hokje aan voor “Records verwijderen als er geen exemplaren overblijven.”

Klik op “Geselecteerde exemplaren verwijderen” om de exemplaren te verwijderen, of op “Annuleren” om dit alsnog niet te doen. Er opent zich een nieuw scherm:

Men kan nu de “details bekijken van de klaarstaande job” of een “nieuwe batch item job starten”.

Er is geklikt op “Bekijk detail van de klaarstaande job”. Deze is inmiddels gereed:

Het exemplaar is nu niet meer te vinden in Koha:

Ook bij de titel is het exemplaar nu verwijderd:

3. Bulk wijzigen exemplaren of verwijderen via de titel

Ook via de titel is het mogelijk om in bulk exemplaren te wijzigen of te verwijderen. Het gaat dan specifiek om exemplaren die onder die specifieke titel vallen.

4. Wijzig exemplaren

Zoek een titel op.

Klik op “Bewerk”:

Klik op “Bewerk exemplaren in batch”.

Nu verschijnen alle exemplaren die bij deze titel horen:

Volg verder de handleiding onder Bulk wijzigen exemplaren via het hoofdmenu.

5. Verwijderen exemplaren

Er zijn hiervoor 2 opties:

1.      Verwijder exemplaren in batch

Als hierop geklikt wordt, dan verschijnen alle exemplaren die bij deze titel horen:

Volg verder de handleiding onder Bulk verwijderen exemplaren via het hoofdmenu.

2.      Verwijder alle exemplaren

Als hierop geklikt wordt, dan verwijdert dit direct alle exemplaren van de titel.

Voordat dit gebeurt verschijnt een scherm in beeld:

Klik op “OK” om de exemplaren te verwijderen, of op “Annuleren” om dit niet te doen.

Als er een exemplaar is uitgeleend, dan kan deze niet worden verwijderd: